Operator Learning Journey · v2.2 Final

e-GP tender থেকে
clean accounting record

স্লাইড নয়—একটি ধারাবাহিক শেখার পথ। Tender bid থেকে NOA, সাইট খরচ, RA Bill, retention এবং final closeout পর্যন্ত প্রতিটি হিসাব একই গল্পের অংশ।

BIDNOARA BILL
01

তিনটি পরিচয় আগে বুঝুন

Operator প্রথমে accounting rule নয়, ব্যবসার চরিত্রগুলো চিনবে।

A

Customer

যে PE office কাজ দিয়েছে। উদাহরণ: LGED-BSL।

B

Project

যে awarded tenderটি এখন বাস্তব কাজ।

C

Ref.

Standalone Balance Sheet movement-এর tender identity।

D

Item

Correct account-এ line পৌঁছানোর standard non-inventory item।

মনে রাখুন: Customer = office, Project = awarded tender, Ref. = standalone Balance Sheet identifier, Item = entry routing tool।
02

NOA Day হলো Master Data Day

NOA আসার সাথে সাথে আলাদা আলাদা পরে নয়—একই মুহূর্তে Customer verify এবং Project create।

Customer (if missing) + Project

প্রথমে Customers ট্যাবে দেখুন সেই PE office আছে কি না। না থাকলে Name, Code, Region দিন। তারপর Project খুলে একই Customer Code-কে Project PE CODE-এ হুবহু কপি করুন।

Customer Code
=
Project PE CODE
STEP 01

Customer

Name: PE office-এর full name

Code: LGED-BSL / LGED-PTK

Region: BARISHAL / PATUAKHALI

STEP 02

Project

Name: [Location]-[ShortName]-[PE]-[TenderProposalID]

PE CODE: Customer Code-এর exact copy

Other: Contract Value, Retention Rate

03

Entry দেওয়ার আগে 10-second decision

একটি প্রশ্ন করুন: এই lineটি site income/cost, tender-specific Balance Sheet, না company-wide overhead?

Project lane

Revenue · Materials · Labor · Subcontractor · Equipment

Manager.io Project dropdown থেকে actual site Project select করুন।

Ref. lane

Tender/Performance Margin · Advance Receipt · Retention Release · Loan Principal

Ref. = PE-TenderID

Blank lane

Time Loan Interest · General Bank Charge · Office Overhead

Project blank + Ref. blank

Locked exception: Sales Invoice line-এ Ref. নেই। Invoice Header-এর Customer + Project পুরো RA Bill-এর context বহন করে।
04

প্রতিদিনের Entry Cards

প্রতিটি card-এ একই পাঁচটি কথা: কখন, কোন ফর্ম, কোন Item, কী Tag, কী Check।

PRE-NOA

e-GP Fee

WHEN: Tender document বা submission fee প্রদান

FORM
Payment
ITEM
TND-DOC-FEE
ACCOUNT
5800 Bidding & Tender Expenses
PROJECT
Blank
REF.
PE code only, e.g. LGED
NOA না আসা পর্যন্ত Dummy Project খুলবেন না।
SECURITY

TS Cash Block

WHEN: Tender Security cash margin blocked

FORM
Payment
ITEM
TS-CASH-BLOCK
ACCOUNT
1130 Tender Security Margin
REF.
PE-TenderID
Dr 1130 Tender Security Margin Cr 1010 Bank
এটি আপনার Asset; শুধু temporarily blocked।
SECURITY

BG Only

WHEN: BG issue হয়েছে কিন্তু কোনো cash margin blocked হয়নি

LEDGER
No 1130 cash margin entry
REGISTER
BG Number, Issue, Expiry, PE Code, Tender ID, Status
COMMISSION
TS-BG-COMMISSION → 5710 if paid
BG face value-কে কখনো cash margin বানাবেন না।
POST-NOA

PS Margin

WHEN: Performance Security cash margin blocked

FORM
Payment
ITEM
PS-CASH-BLOCK
ACCOUNT
1140 Performance Security Margin
REF.
PE-TenderID
ADVANCE

MOB Received

WHEN: PE থেকে site-start advance এসেছে

FORM
Receipt
ITEM
MOB-RECEIVED
ACCOUNT
2100 Mobilization Advance Received
REF.
PE-TenderID
Income নয়; এটি Liability।
SITE COST

Materials & Labor

WHEN: সাইটের material, labor, subcontractor বা equipment cost

MATERIAL
Purchase Invoice · 5000 · Project yes · Ref no
LABOR
Payment · 5010 · Project yes · Ref no
SUBCONTRACTOR
Purchase Invoice · 5020 · Project yes · Ref no
EQUIPMENT
Approved method · 5030 · Project yes · Ref no
05

RA Bill: Net amount এক line-এ নয়

Gross work, retention, advance recovery আলাদা হলে report সত্য কথা বলে।

4000 Contract Revenue — Certified Work+ 15,00,000
1150 Retention Receivable — RET-WITHHELD- 1,50,000
2100 Mobilization Advance — MOB-RECOVERY- 3,00,000
Net Payable by PE= 10,50,000
Sales Invoice-Line Ref. = NO: Header Customer + Project context যথেষ্ট।
AFTER DLP

Retention Release

WHEN: PE আটকে রাখা retention ফেরত দেয়

FORM
Receipt
ITEM
RET-RELEASE
ACCOUNT
1150 Retention Receivable
REF.
PE-TenderID
এটি নতুন Revenue নয়; পুরনো Receivable cash-এ বদলায়।
06

Control Room: মাস শেষের Audit

20 মিনিটের এই review database-কে বহু বছর clean রাখে।

5000–5030: কোনো site P&L line-এ Project blank আছে?
1130/1140/1150/2050/2100/2300: Ref blank আছে?
Retention aging follow-up আছে?
2100 Advance deduction schedule-এর সাথে মেলে?
5700 Interest bank statement অনুযায়ী post হয়েছে?
BG Register expiry/release review হয়েছে?
Completed Project retention settled হলে Inactive হয়েছে?
5টি active Project-এ Customer Code = Project PE CODE?
Stateless print rule: Approved baseline = PROCUREMENT-LEDGER-V1.8.0-STATELESS.html. Missing data হলে fake description নয়—administrator-কে জানান।