INSPIRON TECH · OPERATOR TRAINING MANUAL

Manager.io e-GP
Operations Manual

বাংলাদেশ e-GP ঠিকাদারদের জন্য সহজ Accounting SOP

Version: 2.2 FINAL · Standard: Editorial SVG Sovereign Edition
Operator Training — debit/credit জানাটা বাধ্যতামূলক নয় · বাস্তব ঘটনা থেকে নির্ভুল হিসাব

GOVERNMENT PROCUREMENT OPERATING BLUEPRINT · 01 / 50

01 · OPERATING PURPOSE

এই Manual-এর কাজ কী?

এই manual হিসাববিজ্ঞানের বই নয়। একটি e-GP tender-এর ঘটনা Manager.io-তে কোথায় বসবে এবং কেন বসবে—সেটা সহজ করে বলাই এর কাজ।

1. Customer

যে PE office কাজ দিয়েছে। Office Identity।

2. Project

যে tenderটি awarded হয়েছে। Tender Identity।

3. Ref.

Balance Sheet movement-এর পরিচয়।

3 Core Architectural Anchors

মৌলিক নীতি: Customer চেনে অফিসকে, Project চেনে টেন্ডারকে, আর Ref. চেনে ব্যালেন্স শিটের নির্দিষ্ট মুভমেন্টকে।

SYSTEM CORE ANCHORS02 / 50

02 · TENDER LIFECYCLE

একটা Tender-এর জীবন

Tender শুরুতে শুধু সম্ভাবনা। NOA আসার পর কাজ শুরু হয়। RA Bill হয়, টাকা আসে, কিছু টাকা আটকে থাকে, একদিন সেই টাকাও ফেরত আসে।

STAGE 01

সম্ভাবনা (Bid)

e-GP Portal ফি, দরপত্র জামানত। কোনো Project খোলা যাবে না।

STAGE 02

প্রাপ্তি (NOA)

একই সাথে Customer ও Project সেটআপ।

STAGE 03

কাজ ও বিল

সাইটের খরচ, অগ্রিম গ্রহণ, রিটেনশন কর্তন।

STAGE 04

সমাপ্তি

DLP সমাপ্তি, জামানত অবমুক্তি, Inactive।

END-TO-END PROCUREMENT TRACK03 / 50

03 · MASTER DATA

PE কে?

PE = Procuring Entity = Procurement Authority। যে সরকারি office tender দেয়, কাজ দেখে, bill certify করে এবং টাকা দেয়।

Examples

LGED, PWD, EED, RHD, BWDB ইত্যাদি।

Manager.io Mapping

একটি PE office/branch = একটি Customer।

Procuring Entity (Govt Office)

Callout: Customer হলো office identity। Tender হলো Project identity।

PROCURING ENTITY ARCHITECTURE04 / 50

04 · MULTI-BRANCH DOCTRINE

একই Agency, ভিন্ন Office = ভিন্ন Customer

একই Customer-এর নিচে দুই office রাখলে ভবিষ্যতে office-wise tender, receivable এবং history মিশে যাবে।

LGED Barishal office → Customer Code: LGED-BSL LGED Patuakhali office → Customer Code: LGED-PTK

Warning: Customer Name-এর মধ্যে Tender ID বা Project name লিখবেন না।

Branch Separation Rule

BRANCH ISOLATION GOVERNANCE05 / 50

05 · CUSTOMER SETUP

PE → Manager.io Customer

Customer field কী লিখবেন Example

Name PE office-এর পরিষ্কার official name Local Government Engineering Department

Code Agency + office/branch code LGED-BSL

REGION/BRANCH/OFFICE Office বা zone BARISHAL

Customer field	কী লিখবেন	Example
Name	PE office-এর পরিষ্কার official name	Local Government Engineering Department
Code	Agency + office/branch code	`LGED-BSL`
REGION/BRANCH/OFFICE	Office বা zone	BARISHAL

MASTER DATA STANDARDIZATION06 / 50

06 · TENDER PROPOSAL ID

Tender ID কী?

Tender ID / Tender Proposal ID = e-GP tender-এর স্থায়ী পরিচয় নম্বর। NOA, security paper, certificate এবং bill-এ এই নম্বরটি সাধারণত পাওয়া যায়।

Project: JHLKT-RoadRehab-LGED-1142857 Ref.: LGED-1142857

Rule: Ref. format সবসময় PE-TenderID; শুধু number একা লিখবেন না।

Permanent e-GP 7-Digit Tag

IDENTIFIER DISCIPLINE07 / 50

07 · AWARD EVENT TRIGGER

NOA কী?

Notification of Award

NOA = Notification of Award। এটি আসার মানে tender আর সম্ভাবনা নয়—কাজটি পাওয়া গেছে।

Key Line

NOA আসার আগে Project খুলবেন না। NOA আসার মুহূর্তটিই এই manual-এর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মুহূর্ত।

AWARD CONFIRMATION08 / 50

08 · REVENUE OPERATIONS

RA Bill কী?

RA Bill = Running Account Bill = progress bill / certificate। Manager.io-তে RA Bill = Sales Invoice।

1. Certified Work

এই মাসে কত টাকার কাজ সার্টিফাইড হলো।

2. Retention

PE কত টাকা জামানত হিসেবে আটকে রাখল।

3. Advance Recovery

মোবিলাইজেশন অগ্রিম থেকে কত টাকা কর্তন হলো।

SALES INVOICE CONCEPT09 / 50

09 · ASSET ACCOUNTING

Retention কী?

PE bill-এর একটি অংশ এখন দেয় না। DLP/release condition পূরণ হলে সাধারণত ফেরত দেয়। এটি নতুন income নয়; Revenue RA Bill-এর সময়ই record হয়।

Account Mapping

Account: 1150 Retention Receivable (Asset)

Locked Retention Asset

RETENTION RECEIVABLE10 / 50

10 · LIABILITY ACCOUNTING

Mobilization Advance কী?

কাজ শুরুর আগে PE-এর দেওয়া টাকা। টাকা হাতে এসেছে, কিন্তু income হয়নি। RA Bill থেকে ধীরে ধীরে recover হবে।

Account Mapping

Account: 2100 Mobilization Advance Received — Liability

Temporary Capital Liability

ADVANCE LIABILITY11 / 50

11 · SECURITY DOCTRINE

Tender Security, Performance Security ও BG

Tender Security

Bid stage-এর security; cash, Pay Order, BG-only বা BG + cash margin হতে পারে।

Performance Security

Award-এর পরে কাজের performance নিশ্চিত করার security।

Bank Guarantee

Face value ledger-এ নয়; cash margin/commission ledger-এ, details BG Register-এ।

Rule: Amount, method, expiry, release condition source document দেখে নেবেন—অনুমান করবেন না।

SECURITY INSTRUMENTS12 / 50

12 · CLOSEOUT GOVERNANCE

DLP কী?

Defect Liability Period

DLP = Defect Liability Period। কাজ শেষের পর defect period; defect থাকলে contractor-এর দায় থাকতে পারে।

Release Control

retention/security release-এর condition contract document দেখে confirm করবেন।

CLOSEOUT MILESTONE13 / 50

13 · CRITICAL OPERATING CHECKPOINT

Customer (if missing) + Project
at the same time

NOA পাওয়ার সঙ্গে সঙ্গে দুটি কাজ করবেন। এটি আলাদা দিনে করার কাজ নয়।

Customer Code = Project PE CODE

THE NOA DAY RULE14 / 50

14 · INTEGRITY AUDIT

একটা mismatch সব ভাঙে

✓ Exact Match

Customer Code: LGED-BSL Project PE CODE: LGED-BSL

✗ Mismatch

Customer Code: LGED-BSL Project PE CODE: LGED BSL Project PE CODE: lged-bsl

Warning: capital letter, hyphen, space—সবকিছু হুবহু একই হতে হবে।

DATABASE INTEGRITY15 / 50

15 · SETUP CHECKLIST

NOA পাওয়ার দিন — Checklist

[ ] NOA/source paper থেকে PE office, Tender ID, Contract Value, Retention Rate দেখেছি
[ ] Customers-এ same PE office এবং Code খুঁজেছি
[ ] না থাকলে Customer তৈরি করেছি
[ ] Project Name format মেনে Project করেছি
[ ] Customer Code = Project PE CODE, exact match করেছি
[ ] Ref. helper note লিখেছি: PE-TenderID

EXECUTION CHECKLIST16 / 50

16 · NAMING CONVENTION

Project Name কীভাবে লিখবেন

Formula: [Location]-[ShortName]-[PE]-[TenderProposalID] Example: JHLKT-RoadRehab-LGED-1142857

অংশ কাজ Example

Location site/area চেনার অংশ JHLKT

ShortName কাজের ছোট নাম RoadRehab

PE agency code LGED

TenderProposalID e-GP identity 1142857

অংশ	কাজ	Example
Location	site/area চেনার অংশ	`JHLKT`
ShortName	কাজের ছোট নাম	`RoadRehab`
PE	agency code	`LGED`
TenderProposalID	e-GP identity	`1142857`

PROJECT SEARCH OPTIMIZATION17 / 50

17 · NAMING HYGIENE

Project Name-এ যা লিখবেন না

Do Not Include

• Contract No. with slashes
• Package description
• Legal reference
• অনেক লম্বা বাক্য

Reason

Project Name দ্রুত খোঁজার জন্য। বেশি information দিলে search কঠিন হয়।

NAME HYGIENE18 / 50

18 · REFERENCE SHORTCUT

Ref. কীভাবে বের করবেন

Project Name-এর শেষ দুই অংশ = Ref.

JHLKT-RoadRehab-LGED-1142857 ↓ Ref.: LGED-1142857

REFERENCE DERIVATION19 / 50

19 · TAGGING MATRIX

Project, Ref. ও Untagged — তিনটি পথ

P&L → Project

Revenue, Material, Labor, Subcontractor

Project select করুন।

Standalone Balance Sheet → Ref.

Margin, standalone retention release, advance receipt, loan principal

Ref. = PE-TenderID

Company-wide / Unsplittable → Blank

General bank charge, Time Loan interest

Project blank + Ref. blank

THREE-LANE ENGINE20 / 50

20 · INVOICE POLICY

Sales Invoice-এর Final Policy

Sales Invoice-Line Ref. = NO

Invoice Header Context

• Invoice header-এ Customer থাকে
• Invoice context-এ Project থাকে

Line Logic

• Revenue, Retention, Advance Recovery একই RA Bill-এর অংশ
• তাই line-level Ref. আলাদা করে লাগবে না

SALES INVOICE POLICY21 / 50

21 · SYSTEM MAP

কোন ঘটনা কোথায় যায়

বাস্তব ঘটনা	Manager.io form/object
PE office	Customers
Awarded tender	Projects
RA Bill / certificate	Sales Invoices
Material/supplier/subcontractor bill	Purchase Invoices
টাকা বের হলো	Payments
টাকা এলো	Receipts
Adjustment	Journal Entries
Bank/Cash	Bank & Cash Accounts

বাস্তব ঘটনা

Manager.io form/object

PE office

Customers

Awarded tender

Projects

RA Bill / certificate

Sales Invoices

Material/supplier/subcontractor bill

Purchase Invoices

টাকা বের হলো

Payments

টাকা এলো

Receipts

Adjustment

Journal Entries

Bank/Cash

Bank & Cash Accounts

VOUCHER DISPATCH MATRIX22 / 50

22 · ITEM CATALOG

Non-Inventory Items — Prefix মনে রাখুন

Prefix	Meaning	Main account area
TND	Tender document / bid-stage cost	5800
TS	Tender Security	1130 / 5710 / 5720
PS	Performance Security	1140 / 5710 / 1300 / 5720
MOB	Mobilization Advance	2100
RET	Retention	1150 / 2050
TL	Time Loan	2300 / 5700
BANK	General bank charge	5720

Prefix

Meaning

Main account area

TND

Tender document / bid-stage cost

5800

TS

Tender Security

1130 / 5710 / 5720

PS

Performance Security

1140 / 5710 / 1300 / 5720

MOB

Mobilization Advance

2100

RET

Retention

1150 / 2050

TL

Time Loan

2300 / 5700

BANK

General bank charge

5720

Item code মুখস্থ করার দরকার নেই; search করার জন্য prefix মনে রাখুন।

ITEM PREFIX TAXONOMY23 / 50

23 · BID STAGE ITEMS

Non-Inventory Items — Bid Stage

কাজ Item Account Project / Ref.

e-GP submission fee TND-DOC-FEE 5800 No Project; PE-only Ref. allowed

Bid preparation/printing/courier TND-PREP-COST 5800 No Project; PE-only Ref. allowed

Other bid-stage cost TND-MISC 5800 No Project; PE-only Ref. allowed

কাজ	Item	Account	Project / Ref.
e-GP submission fee	`TND-DOC-FEE`	5800	No Project; PE-only Ref. allowed
Bid preparation/printing/courier	`TND-PREP-COST`	5800	No Project; PE-only Ref. allowed
Other bid-stage cost	`TND-MISC`	5800	No Project; PE-only Ref. allowed

PRE-AWARD COA ROUTING24 / 50

24 · TS ITEMS

Non-Inventory Items — Tender Security

কাজ Item Account Rule

Cash margin block TS-CASH-BLOCK 1130 Ref. = PE-TenderID

BG commission TS-BG-COMMISSION 5710 Pre-NOA; no invented allocation

Bank processing fee TS-BANK-CHARGE 5720 No unsupported allocation

Margin release TS-RELEASE 1130 Same PE-TenderID Ref.

কাজ	Item	Account	Rule
Cash margin block	`TS-CASH-BLOCK`	1130	Ref. = PE-TenderID
BG commission	`TS-BG-COMMISSION`	5710	Pre-NOA; no invented allocation
Bank processing fee	`TS-BANK-CHARGE`	5720	No unsupported allocation
Margin release	`TS-RELEASE`	1130	Same PE-TenderID Ref.

TENDER SECURITY ITEMS25 / 50

25 · PS ITEMS

Non-Inventory Items — Performance Security

কাজ Item Account Rule

Cash margin block PS-CASH-BLOCK 1140 Ref. = PE-TenderID

Direct BG commission PS-BG-COMMISSION 5710 Project if clearly single-tender

Prepaid BG commission PS-BG-COMMISSION-PREPAID 1300 Approved policy

Monthly amortization PS-BG-COMMISSION-AMORT 5710 Project if clearly single-tender

Margin release PS-RELEASE 1140 Same PE-TenderID Ref.

কাজ	Item	Account	Rule
Cash margin block	`PS-CASH-BLOCK`	1140	Ref. = PE-TenderID
Direct BG commission	`PS-BG-COMMISSION`	5710	Project if clearly single-tender
Prepaid BG commission	`PS-BG-COMMISSION-PREPAID`	1300	Approved policy
Monthly amortization	`PS-BG-COMMISSION-AMORT`	5710	Project if clearly single-tender
Margin release	`PS-RELEASE`	1140	Same PE-TenderID Ref.

PERFORMANCE SECURITY ITEMS26 / 50

26 · ADVANCE RETENTION LOAN

Non-Inventory Items — MOB, RET, TL

কাজ Item Account Rule

Mobilization Advance received MOB-RECEIVED 2100 Ref. = PE-TenderID

Advance recovery in RA Bill MOB-RECOVERY 2100 Sales Invoice: Project context; no Ref. line

Retention withheld in RA Bill RET-WITHHELD 1150 Sales Invoice: Project context; no Ref. line

Retention released RET-RELEASE 1150 Receipt: Ref. = PE-TenderID

Time Loan principal movement TL-CASH-MOVEMENT 2300 Ref. only if documented tender-specific

Time Loan month-end interest TL-MONTHLY-ADJUST 5700 Always untagged

কাজ	Item	Account	Rule
Mobilization Advance received	`MOB-RECEIVED`	2100	Ref. = PE-TenderID
Advance recovery in RA Bill	`MOB-RECOVERY`	2100	Sales Invoice: Project context; no Ref. line
Retention withheld in RA Bill	`RET-WITHHELD`	1150	Sales Invoice: Project context; no Ref. line
Retention released	`RET-RELEASE`	1150	Receipt: Ref. = PE-TenderID
Time Loan principal movement	`TL-CASH-MOVEMENT`	2300	Ref. only if documented tender-specific
Time Loan month-end interest	`TL-MONTHLY-ADJUST`	5700	Always untagged

LIABILITY ITEM MAPPING27 / 50

27 · ITEM CONTROL

Item না পেলে কী করবেন?

1. Search Prefix

Prefix দিয়ে search করুন: TND / TS / PS / MOB / RET / TL / BANK

2. Verify Existing

Existing item আছে কি না দেখুন

3. Escalate

না পেলে administrator-কে বলুন

Warning: নতুন item create করে duplicate বানাবেন না। Duplicate item হলে reporting consistency নষ্ট হয়।

ITEM DUPLICATION CONTROL28 / 50

28 · PRE-AWARD WORKFLOW

Pre-NOA Workflow — e-GP Document Fee

Field Value

Form Payment

Item TND-DOC-FEE

Account 5800 Bidding & Tender Expenses

Project Blank

Ref. PE code only, e.g. LGED

Field	Value
Form	Payment
Item	`TND-DOC-FEE`
Account	5800 Bidding & Tender Expenses
Project	Blank
Ref.	PE code only, e.g. LGED

Warning: NOA না আসা পর্যন্ত Dummy Project খুলবেন না।

PRE-AWARD VOUCHER DISCIPLINE29 / 50

29 · BATCH EXPENSE

এক Payment-এ একাধিক PE fee

e-GP document fee Ref: EED 15,000 e-GP document fee Ref: LGED 25,000 e-GP document fee Ref: PWD 30,000

Rule: প্রতি PE-এর জন্য আলাদা line দিন।

BATCH EXPENSE DISCIPLINE30 / 50

30 · TENDER SECURITY

Tender Security — Cash Margin

Field Value

Form Payment

Item TS-CASH-BLOCK

Account 1130 Tender Security Margin

Ref. PE-TenderID

Field	Value
Form	Payment
Item	`TS-CASH-BLOCK`
Account	1130 Tender Security Margin
Ref.	PE-TenderID

Dr 1130 Tender Security Margin Cr 1010 Bank

1130 Cash Margin Blocked

Note: এটি asset; cash margin আপনার টাকা, নির্দিষ্ট সময়ের জন্য blocked।

CASH MARGIN POSTING31 / 50

31 · NON-CASH BG

Tender Security — BG-only

BG-only, no cash block

BG-only এবং cash block না হলে margin ledger entry হবে না। BG Register update করবেন।

Commission Expense

Commission থাকলে TS-BG-COMMISSION দিয়ে payment record হবে।

Do not: BG-only হলে TS-BG item দিয়ে fake cash-margin entry করবেন না।

BG NON-CASH INSTRUMENTS32 / 50

32 · SECURITY RELEASE

Tender Security — Release

Field Value

Form Receipt

Item TS-RELEASE

Account 1130 Tender Security Margin

Ref. Same PE-TenderID

Field	Value
Form	Receipt
Item	`TS-RELEASE`
Account	1130 Tender Security Margin
Ref.	Same PE-TenderID

Dr 1010 Bank Cr 1130 Tender Security Margin

SECURITY RECOVERY33 / 50

33 · POST-AWARD MARGIN

Performance Security — Cash Margin

Field Value

Form Payment

Item PS-CASH-BLOCK

Account 1140 Performance Security Margin

Ref. PE-TenderID

Field	Value
Form	Payment
Item	`PS-CASH-BLOCK`
Account	1140 Performance Security Margin
Ref.	PE-TenderID

Note: এটি asset; contractor-এর cash temporarily blocked।

1140 Performance Security

PERFORMANCE MARGINS34 / 50

34 · GUARANTEE EXPENSES

BG Commission — কোন item?

Short-period / direct expense

PS-BG-COMMISSION → 5710

Multi-period / approved prepaid policy

PS-BG-COMMISSION-PREPAID → 1300, then PS-BG-COMMISSION-AMORT → 5710

Warning: source document এবং approved policy ছাড়া treatment অনুমান করবেন না।

GUARANTEE AMORTIZATION35 / 50

35 · ADVANCE RECEIPT

Mobilization Advance Received

Field Value

Form Receipt

Item MOB-RECEIVED

Account 2100 Mobilization Advance Received

Ref. PE-TenderID

Field	Value
Form	Receipt
Item	`MOB-RECEIVED`
Account	2100 Mobilization Advance Received
Ref.	PE-TenderID

Concept: টাকা এসেছে, কিন্তু কাজের Revenue হয়নি—তাই এটি Liability।

ADVANCE DISBURSEMENT36 / 50

36 · ADVANCE RECOVERY

Mobilization Advance Recovery

RA Bill Line

• RA Bill-এ negative recovery line ব্যবহার করুন
• Item: MOB-RECOVERY
• Account: 2100
• Sales Invoice: Customer + Project context; Ref. line নয়

Control

Final RA Bill-এর পরে advance balance শূন্য হওয়া উচিত।

RECOVERY VERIFICATION37 / 50

37 · DIRECT SITE EXPENSES

Site Cost — Material Purchase

Field	Value
Form	Purchase Invoice
Account	5000 Direct Materials
Project	Yes
Ref.	No

Field

Value

Form

Purchase Invoice

Account

5000 Direct Materials

Project

Yes

Ref.

No

Example item types: Cement, Sand, MS Rod, Bitumen, Bricks.

5000 Direct Materials

MATERIAL PROCUREMENT38 / 50

38 · DIRECT SITE EXPENSES

Site Cost — Labor Payment

Field	Value
Form	Payment
Account	5010 Direct Labor
Project	Yes
Ref.	No

Field

Value

Form

Payment

Account

5010 Direct Labor

Project

Yes

Ref.

No

Example item types: Mason Labor, Skilled Labor, Helper Labor, Electrician Labor.

5010 Direct Labor

LABOR PAYROLL39 / 50

39 · DIRECT SITE EXPENSES

Site Cost — Subcontractor & Equipment

ঘটনা	Form	Account	Project	Ref.
Subcontractor bill	Purchase Invoice	5020	Yes	No
Equipment allocation	Approved Journal method	5030	Yes	No

ঘটনা

Form

Account

Project

Ref.

Subcontractor bill

Purchase Invoice

5020

Yes

No

Equipment allocation

Approved Journal method

5030

Yes

No

Rule: Direct cost কোন Project-এর—সেটা Project tag দিয়ে বোঝা যাবে।

SUBCONTRACTOR & ASSETS40 / 50

40 · SALES INVOICE SETUP

RA Bill → Sales Invoice Header

Field	কী দেবেন
Customer	PE office Customer
Project	Awarded Project
Cert. No.	Approved certificate number, if used

Field

কী দেবেন

Customer

PE office Customer

Project

Awarded Project

Cert. No.

Approved certificate number, if used

INVOICE HEADER GOVERNANCE41 / 50

41 · REVENUE RECOGNITION

RA Bill Anatomy — Gross থেকে Net

4000 Contract Revenue (Certified Work)+15,00,000 BDT

1150 Retention Receivable (Withheld)-1,50,000 BDT

2100 Mobilization Advance (Recovery)-3,00,000 BDT

Net Payable (Bank-এ আসবে)= 10,50,000 BDT

Key insight: Net amount দেখলেই সব বোঝা যায় না। Gross, Retention ও Recovery আলাদা line-এ না রাখলে report-এর আসল চিত্র হারিয়ে যায়।

REVENUE STACK STRUCTURE42 / 50

42 · INVOICE PURITY

RA Bill Sales Invoice Lines — Ref. = NO

Sales Invoice লাইনে কখনো Ref. ব্যবহার করবেন না

Logic

• Invoice header-এ Customer থাকে
• Invoice context-এ Project থাকে

Result

• Revenue, retention এবং advance recovery একই RA Bill-এর অংশ
• তাই line-level Ref. দরকার নেই

INVOICE TAGGING INTEGRITY43 / 50

43 · SETTLEMENT & RELEASE

PE টাকা পাঠালে ও Retention ফেরত এলে

Invoice settlement

• Receipt খুলুন
• Invoice select করে settle করুন
• Project/Ref দ্বিতীয়বার দেবেন না

Retention release

• Form: Receipt
• Item: RET-RELEASE
• Account: 1150 Retention Receivable
• Ref.: PE-TenderID
• এটি নতুন Revenue নয়; receivable cash-এ বদলায়

COLLECTION LIFECYCLE44 / 50

44 · RISK CONTROL

BG Register — Ledger-এর বাইরে কেন?

• BG face value ledger-এ ওঠে না
• Ledger-এ শুধু cash margin এবং bank commission ওঠে
• BG details আলাদা register-এ track করতে হবে

Fields: BG Number, Type, Issuing Bank, Face Value, Issue Date, Expiry Date, PE Code, Tender ID, Status, File Reference

OFF-BOOK REGISTER45 / 50

45 · TREASURY RULES

Bank Transfer ও Bank Charge

Bank-to-bank

Native Inter Account Transfer form ব্যবহার করুন। Journal Entry বা আলাদা Payment+Receipt দিয়ে transfer বানাবেন না।

General Bank Charge

Item Account Project Ref.

BANK-CHARGE-GEN 5720 Blank Blank

Item	Account	Project	Ref.
`BANK-CHARGE-GEN`	5720	Blank	Blank

Inter Account Transfer

TREASURY GOVERNANCE46 / 50

46 · LOAN FACILITY

Time Loan — Interest সবসময় Untagged

Field Value

Form Payment

Item TL-MONTHLY-ADJUST

Account 5700 Interest on Time Loan

Project Blank

Ref. Blank

Field	Value
Form	Payment
Item	`TL-MONTHLY-ADJUST`
Account	5700 Interest on Time Loan
Project	Blank
Ref.	Blank

Reason: Bank interest সাধারণত lump sum; tender-wise safe split নেই।

5700 Facility Interest

FINANCIAL COST ISOLATION47 / 50

47 · CLOSEOUT CONTROLS

মাস শেষের ২০ মিনিট

[ ] 5000–5030: কোনো site P&L line-এ Project blank আছে?
[ ] 1130/1140/1150/2050/2100/2300: tender-specific standalone line-এ Ref. blank আছে?
[ ] 1150 Retention: পুরনো balance-এর follow-up list আছে?
[ ] 2100 Advance: deduction schedule-এর সাথে balance মেলে?
[ ] 5700 Interest: bank statement অনুযায়ী post হয়েছে?
[ ] BG Register: expiry/release date review হয়েছে?
[ ] Completed Project + retention settled? Inactive হয়েছে?
[ ] 5টি active Project: Customer Code = Project PE CODE sample check করেছি?

MONTH-END AUDIT PROTOCOL48 / 50

48 · PRINT THEME GOVERNANCE

Procurement Print Theme — Safe Rule

• Approved theme direction = stateless
• One document-view payload only
• No document UUID decoder
• No secondary payment/project/customer/item enrichment calls
• No hard-coded customer/project/custom-field UUIDs

Approved baseline: PROCUREMENT-LEDGER-V1.8.0-STATELESS.html
Operator instruction: printout-এ তথ্য missing হলে fake description লিখবেন না; administrator-কে জানান।

THEME INTEGRITY MANDATE49 / 50

49 · OPERATOR DESK CARD

Operator Desk Card — Do's & Don'ts

✓ সঠিক কাজ

• Customer check ও Project একই সময়ে তৈরি করুন
• আলাদা office হলে আলাদা Customer খুলুন
• Customer Code হুবহু Project PE CODE-এ কপি করুন
• Standard item prefix দিয়ে search করুন
• Mobilization Advance-কে 2100 Liability হিসেবে রাখুন
• Approved stateless print theme ব্যবহার করুন

✗ ভুল কাজ

• Customer Name-এ Tender ID লিখবেন না
• NOA-এর আগে Dummy Project খুলবেন না
• Sales Invoice লাইনে Ref. লিখবেন না
• BG-only হলে fake cash-margin entry করবেন না
• Retention release-কে নতুন Revenue বলবেন না
• Time Loan interest tag করবেন না
• Enriched theme live-এ inject করবেন না

Closing line: Setup থেকে closeout পর্যন্ত — clean Customer, clean Project, correct Ref., correct item, and safe print theme.

INSPIRON TECH · MD ABU HASAN · Visualized by ARTIFACT-FORGE50 / 50

Manager.io e-GPOperations Manual

এই Manual-এর কাজ কী?

1. Customer

2. Project

3. Ref.

একটা Tender-এর জীবন

সম্ভাবনা (Bid)

প্রাপ্তি (NOA)

কাজ ও বিল

সমাপ্তি

PE কে?

Examples

Manager.io Mapping

একই Agency, ভিন্ন Office = ভিন্ন Customer

PE → Manager.io Customer

Tender ID কী?

NOA কী?

Notification of Award

Key Line

RA Bill কী?

1. Certified Work

2. Retention

3. Advance Recovery

Retention কী?

Account Mapping

Mobilization Advance কী?

Account Mapping

Tender Security, Performance Security ও BG

Tender Security

Performance Security

Bank Guarantee

DLP কী?

Defect Liability Period

Release Control

Customer (if missing) + Projectat the same time

একটা mismatch সব ভাঙে

✓ Exact Match

✗ Mismatch

NOA পাওয়ার দিন — Checklist

Project Name কীভাবে লিখবেন

Project Name-এ যা লিখবেন না

Do Not Include

Reason

Ref. কীভাবে বের করবেন

Project, Ref. ও Untagged — তিনটি পথ

P&L → Project

Standalone Balance Sheet → Ref.

Company-wide / Unsplittable → Blank

Sales Invoice-এর Final Policy

Invoice Header Context

Line Logic

কোন ঘটনা কোথায় যায়

Non-Inventory Items — Prefix মনে রাখুন

Non-Inventory Items — Bid Stage

Non-Inventory Items — Tender Security

Non-Inventory Items — Performance Security

Non-Inventory Items — MOB, RET, TL

Item না পেলে কী করবেন?

1. Search Prefix

2. Verify Existing

3. Escalate

Pre-NOA Workflow — e-GP Document Fee

এক Payment-এ একাধিক PE fee

Tender Security — Cash Margin

Tender Security — BG-only

BG-only, no cash block

Commission Expense

Tender Security — Release

Performance Security — Cash Margin

BG Commission — কোন item?

Short-period / direct expense

Multi-period / approved prepaid policy

Mobilization Advance Received

Mobilization Advance Recovery

RA Bill Line

Control

Site Cost — Material Purchase

Site Cost — Labor Payment

Site Cost — Subcontractor & Equipment

RA Bill → Sales Invoice Header

Manager.io e-GP
Operations Manual

Customer (if missing) + Project
at the same time