Accounting SOP & User Manual

Bangladesh e-GP Contractor · 1st Class Government Subcontractor

Manager.io ব্যবহারের সহজ পথ

Version: 2.2 FINAL
Date: 2026-08-14
Audience: e-GP workflow জানেন, software-এ কাজ করতে পারেন; debit/credit জানাটা বাধ্যতামূলক নয়
Language: Natural Bangla + essential English software terms
Brand: নেই
Use: Operator training, NotebookLM source, internal slide-deck source
Non-inventory Item Source: Non-inventory Items_14-AUG-26.md

[STATED] এই manual হিসাববিজ্ঞানের বই নয়। একটি e-GP tender-এর ঘটনা Manager.io-তে কোথায় বসবে এবং কেন বসবে—সেটা সহজ করে বলাই এর কাজ।

[VERIFIED] Core architecture: site income/cost-এর জন্য Project; tender-specific standalone Balance Sheet movement-এর জন্য Ref.

[STATED] Final policy: Sales Invoice-Line Ref. = NO. RA Bill-এর tender identity থাকবে Customer + Project-এ; standalone Payment, Receipt, বা Journal Entry-এর Balance Sheet movement-এ Ref. ব্যবহার হবে।

[VERIFIED] Item names, descriptions, units, and account numbers in the operational item guide below are based on Non-inventory Items_14-AUG-26.md. [IP RISK] This SOP intentionally excludes live UUIDs, API keys, passwords, internal URLs, and bank details.

PART 1 — শুরুতে গল্পটা বুঝে নিন

একটা tender শুরুতে শুধু সম্ভাবনা। তারপর fee হয়, security হয়, NOA আসে, কাজ শুরু হয়, RA Bill হয়, টাকা আসে, কিছু টাকা আটকে থাকে। একদিন সেই আটকে থাকা টাকাও ফেরত আসে।

[STATED] Manager.io-তে এই গল্পটি পরিষ্কার রাখার জন্য তিনটি জিনিস আগে বুঝতে হবে:

1. Customer — যে সরকারি PE office কাজটি দিয়েছে
2. Project — যে tenderটি awarded হয়েছে
3. Ref. — একটি tender-specific Balance Sheet movement-এর ছোট পরিচয়

Customer office-কে চেনে। Project tender-কে চেনে। Ref. সেই tender-এর margin, retention, advance বা loan movement-কে চেনে।

1. PE কে?

[STATED] PE = Procuring Entity = Procurement Authority। সহজ কথা: যে সরকারি office tender দেয়, কাজ দেখে, bill certify করে এবং টাকা দেয়।

LGED, PWD, EED, RHD, BWDB—এগুলো agency-এর নাম। একই agency-এর আবার ভিন্ন city, district বা division office থাকতে পারে। LGED Barishal এবং LGED Patuakhali একই agency, কিন্তু একই office নয়।

[STATED] Manager.io-তে একটি PE office/branch = একটি Customer।

LGED Barishal office    → Customer Code: LGED-BSL
LGED Patuakhali office  → Customer Code: LGED-PTK

[INFERRED] একই Customer-এর নিচে দুই office রাখলে ভবিষ্যতে office-wise tender, receivable এবং history মিশে যাবে। তাই branch আলাদা হলে Customer-ও আলাদা।

ছোট নিয়ম

• করবেন: Customer Name পরিষ্কার রাখবেন
• করবেন: Customer Code-এ branch/office identity রাখবেন
• করবেন না: Customer Name-এর মধ্যে Tender ID, Project name বা কাজের পুরো description ঢোকাবেন না

[STATED] Customer হলো office identity। Tender হলো Project identity।

2. Tender ID কী?

[STATED] Tender ID বা Tender Proposal ID হলো e-GP tender-এর স্থায়ী পরিচয় নম্বর। NOA, security paper, certificate এবং bill-এ এই নম্বরটি সাধারণত পাওয়া যায়।

Project name-এ Tender ID থাকবে। Tender-specific Balance Sheet movement-এ Ref.-ও সেই ID দিয়ে হবে:

Project: JHLKT-RoadRehab-LGED-1142857
Ref.:    LGED-1142857

[VERIFIED] Ref. format: PE-TenderID। শুধু 1142857 লিখবেন না; prefix থাকলে পরে চোখে দেখেই agency বোঝা যায়।

কোন number ব্যবহার করবেন?

3. NOA কী?

[STATED] NOA অর্থ Notification of Award। এটি আসার মানে tender আর সম্ভাবনা নয়—কাজটি আপনি পেয়েছেন।

NOA আসার আগে Project খুলবেন না। কারণ তখন কাজটি awarded হয়নি। NOA আসার পর Project খোলা হবে, এবং এখানেই একটি গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম শুরু হয়।

4. RA Bill, Retention, Advance—একসঙ্গে বুঝুন

[STATED] RA Bill বা Running Account Bill হলো কাজ যতটুকু হয়েছে, তার progress bill। Manager.io-তে এটি Sales Invoice।

একটি RA Bill-এ সাধারণত তিনটি কথা থাকে:

1. এই মাসে কত টাকার কাজ certified হলো
2. PE কত টাকা Retention হিসেবে আটকে রাখল
3. আগে দেওয়া Mobilization Advance থেকে PE কত টাকা recover করল

Retention

[VERIFIED] Retention হলো PE-এর কাছে থাকা আপনার পাওনা। এটি নতুন income নয়; Revenue RA Bill-এর সময়ই record হয়।

• Account: 1150 Retention Receivable
• DLP শেষে release পেলে: Bank-এ আসে

Mobilization Advance

[VERIFIED] Mobilization Advance হলো কাজ শুরুর আগে PE-এর দেওয়া টাকা। এটি income নয়; পরে RA Bill থেকে recover হবে।

• Account: 2100 Mobilization Advance Received
• Nature: liability

DLP

[STATED] DLP = Defect Liability Period। এই সময়ে কাজের defect থাকলে contractor-এর দায় থাকে। DLP এবং release condition সম্পূর্ণভাবে contract document দেখে confirm করবেন।

5. Security আর BG

Tender Security

[STATED] Bid করার সময় Tender Security লাগতে পারে। এটি cash, Pay Order, BG-only, অথবা BG-এর বিপরীতে cash margin—যে কোনোভাবে হতে পারে।

Performance Security

[STATED] Award-এর পরে Performance Security লাগতে পারে। এটি কাজের performance নিশ্চিত করার security। এর amount, method, expiry এবং release condition NOA/contract/BG document থেকে নেবেন—অনুমান করবেন না।

Bank Guarantee (BG)

[VERIFIED] BG face value নিজে income বা expense নয়। Cash margin এবং bank commission ledger-এ record হয়; BG number, issue date, expiry ও status আলাদা BG Register-এ রাখা হয়।

PART 2 — NOA আসার দিন

6. Award day rule: দুইটি record, একই সময়ে

[STATED] NOA পাওয়ার সঙ্গে সঙ্গে দুটি কাজ করবেন:

1. Customer create/check — PE office আগে থেকে না থাকলে তৈরি করুন
2. Project create — awarded tender-এর জন্য একটি নতুন Project

এটি আলাদা দিনে করার কাজ নয়। একই সময়ে করলে Code দেখে Code বসানো যায়। typo কম হয়। পরে কী লিখেছিলাম তা মনে করতে হয় না।

Step A — Customer আছে কি না দেখুন

Customers tab-এ search করুন। একই PE office-এর Customer আগে থেকে থাকলে আবার create করবেন না।

না থাকলে:

[STATED] নতুন Customer বানানোর আগে একই Code বা একই office-এর duplicate আছে কি না দেখে নেবেন।

Step B — Project create করুন

প্রতি awarded tender-এর জন্য একটি Project।

The one check that matters

Customer Code:      LGED-BSL
Project PE CODE:    LGED-BSL

[STATED] দুইটি value হুবহু এক হতে হবে—capital letter, hyphen, সবকিছু।

LGED-BSL   ✅
LGED BSL   ❌
lged-bsl   ❌
LGED       ❌

[INFERRED] এক PE office-এর বহু Project থাকতে পারে। Customer Code ও Project PE CODE এক রাখলে বহু বছর পরে office, tender এবং Project history filter করা সহজ থাকে।

7. Project Name কীভাবে লিখবেন

[VERIFIED] Format:

[Location]-[ShortName]-[PE]-[TenderProposalID]

JHLKT-RoadRehab-LGED-1142857

[STATED] Project Name-এ Contract No., package description, slash-ওয়ালা legal reference বা অনেক লম্বা বাক্য লিখবেন না। এই field দ্রুত খোঁজার জন্য।

Award-day checklist

[ ] NOA/source paper থেকে PE office, Tender ID, Contract Value, Retention Rate দেখেছি
[ ] Customers-এ same PE office এবং Code খুঁজেছি
[ ] না থাকলে Customer তৈরি করেছি
[ ] Project Name format মেনে Project করেছি
[ ] Customer Code = Project PE CODE, exact match করেছি
[ ] Ref. helper note লিখেছি: PE-TenderID
[ ] Source document link/file reference Project record-এ বা approved repository-তে রেখেছি

PART 3 — Manager.io-এর ছোট মানচিত্র

8. কোন ঘটনা কোথায় যায়

[STATED] Entry দেওয়ার আগে একবার নিজেকে জিজ্ঞেস করুন: “এটা আসলে কী ঘটনা?” Answer পেলেই form বেছে নেওয়া সহজ হবে।

9. Project এবং Ref.—দুজনের কাজ আলাদা

Project

[VERIFIED] P&L account-এ Project ব্যবহার হবে। P&L মানে income বা expense—কোন site-এর লাভ/খরচ সেটা বোঝা দরকার।

RA Bill revenue         → Project
Materials               → Project
Site labor              → Project
Subcontractor cost      → Project
Equipment allocation    → Project
Liquidated damages      → Project, when directly project-related

Ref.

[VERIFIED] Tender-specific Balance Sheet line-এ Project selector available নাও থাকতে পারে। তখন Ref. দিয়ে tender identity রাখা হয়।

Tender Security margin        → Ref.
Performance Security margin   → Ref.
Retention release             → Ref.
Mobilization Advance receipt  → Ref.
Time Loan principal movement  → Ref., only if clearly tender-specific

Time Loan interest

[VERIFIED] 5700 Interest on Time Loan: Project blank, Ref. blank। Bank facility interest সাধারণত lump sum হয়; safe tender-wise split না থাকলে tag দেবেন না।

Final Sales Invoice policy

[STATED] Sales Invoice line-এ Ref. ব্যবহার করবেন না।

• Invoice header-এ Customer থাকবে
• Invoice context-এ Project থাকবে
• Revenue, retention এবং advance recovery একই RA Bill-এর অংশ হিসেবে দেখা যাবে
• Standalone Balance Sheet Receipt/Payment/Journal Entry হলে Ref. ব্যবহার হবে

PART 4 — Non-inventory Items: ব্যবহার করার নিয়ম

10. Item select করার আগে

[VERIFIED] Non-inventory Items_14-AUG-26.md-এ item-এর account number, item name, bilingual description এবং unit name দেওয়া আছে। Manager.io-তে item list থেকে matching item select করলে line description এবং account selection consistent থাকে।

Operator rule

1. ঠিক ঘটনার জন্য ঠিক item select করুন — শুধু account number দেখে কাছাকাছি item নেবেন না।
2. Item-এর Unit বদলাবেন না, যদি source quantity ওই unit-এ থাকে।
3. Tender identity item description-এ লিখবেন না; Balance Sheet movement হলে Ref. field ব্যবহার করুন।
4. Site cost item হলে Project select করুন।
5. New item দরকার মনে হলে নিজে create করবেন না; duplicate আছে কি না verify করে authorized setup process অনুসরণ করুন।

Item family quick map

11. Tender document and bid-stage items

Tender জেতার আগে Project নেই। তখন item select করবেন, কিন্তু Project blank রাখবেন।

Example

Form:      Payment
Item:      Tender Doc - Submission Fee
Unit:      Fee
Project:   blank
Ref.:      LGED

[STATED] Tender জিততে পারেন—এই সম্ভাবনার জন্য dummy Project খুলবেন না। NOA না আসা পর্যন্ত Project নেই।

12. Tender Security items

Cash margin block

after source note: *The source export displays UnitName for TS Margin BG Partial Block. [STATED] Treat this as a catalog-data label to confirm in Manager.io before use; do not change it from the SOP.

BG-only tender security

[VERIFIED] The item source includes TS Margin BG under 1130, but BG face value itself is not a ledger asset or expense. Therefore, operator must record only the actual cash movement, not the BG face value.

Release and bank fees

13. Performance Security items

[STATED] Direct vs prepaid BG commission depends on the approved accounting policy and supporting document. Do not select the prepaid item simply because the amount is large; duration/policy must support it.

14. Mobilization, Retention, and Time Loan items

Mobilization Advance

[STATED] RA Bill-এ recovery line-এর context Customer + Project দিয়ে থাকবে; item সঠিক হলেও Sales Invoice-Line Ref. ব্যবহার করবেন না।

Retention

Time Loan

[VERIFIED] The 14-AUG item catalog names the 5700 item Time Loan Monthly Adjustment; the item name does not change the locked rule that 5700 Time Loan interest/adjustment remains untagged unless a separate approved policy explicitly changes it.

15. Site materials: 5000 Direct Materials

[VERIFIED] These items are 5000 material-cost items from the 14-AUG catalog. For real site material/carrying/chipping cost, use Project = Yes and Ref. = No.

Material entry example

Form:     Purchase Invoice
Item:     Cement
Unit:     Bag
Account:  5000 Direct Materials (from item)
Project:  select the actual awarded Project
Ref.:     blank

[STATED] If one supplier invoice covers two Projects, use separate invoice lines and select the correct Project line-by-line.

16. Site labor: 5010 Direct Labor

[VERIFIED] These labor items are 5010 site-labor costs from the 14-AUG catalog. For site labor, use Project = Yes and Ref. = No.

Labor entry example

Form:     Payment
Item:     Mason Labor
Unit:     Day
Account:  5010 Direct Labor (from item)
Project:  select the actual awarded Project
Ref.:     blank

17. Equipment and handling: 5030

[VERIFIED] These items are recorded under account 5030 in the 14-AUG item catalog. Use Project = Yes when the cost relates to a specific site.

Equipment entry example

Form:     Payment or Purchase Invoice (depending on source bill)
Item:     Equipment Rental
Unit:     Day
Account:  5030 (from item)
Project:  select the actual awarded Project
Ref.:     blank

[STATED] Equipment allocation or internal cross-project allocation requires approved usage evidence. Do not use rental/fuel item merely to create an internal allocation entry.

18. General bank charge item

Form:     Payment
Item:     Bank Charge - General
Project:  blank
Ref.:     blank

PART 5 — Daily Workflows

19. Pre-NOA: e-GP document fee

Tender জেতার আগে Project নেই। এই অবস্থাকে ভুল ভাববেন না। তখন শুধু PE এবং bid-stage expense আছে।

এক Payment-এ অনেক PE-এর fee হলে প্রতি PE-এর জন্য আলাদা line দিন।

Tender Doc - Submission Fee     Ref: EED
Tender Doc - Submission Fee     Ref: LGED
Tender Doc - Submission Fee     Ref: PWD

[STATED] Bid করেছেন বলে dummy Project খুলবেন না। NOA না আসা পর্যন্ত Project নেই।

20. Tender Security: cash, BG, release

A. Cash / Pay Order / cash margin

Dr 1130 Tender Security Margin
Cr 1010 Bank

[VERIFIED] 1130 asset account কারণ cash margin আপনার টাকা; অন্য পক্ষ বা bank নির্দিষ্ট সময়ের জন্য ধরে রেখেছে।

B. BG-only

[VERIFIED] যদি BG দেওয়া হয় কিন্তু কোনো cash margin block না হয়, ledger-এ margin entry হবে না। BG Register update করবেন। Bank commission বা actual processing charge থাকলে সঠিক item দিয়ে আলাদা payment record হবে।

C. Tender Security release

Dr 1010 Bank
Cr 1130 Tender Security Margin

21. Performance Security এবং BG Commission

Cash margin block

[VERIFIED] 1140 asset account কারণ Performance Security cash margin contractor-এর resource, যদিও সেটি এখন temporarily blocked।

BG Commission

[STATED] Commission-এর treatment duration এবং approved accounting policy দেখে ঠিক হবে:

• Short-period commission: PS BG Commission - Direct → 5710 BG Commission Expense
• Multi-period commission: PS BG Commission - Prepaid Initial → 1300 Prepaid BG Commission, followed by PS BG Commission - Monthly Amortization → 5710

[STATED] কোন method ব্যবহার করবেন তা organization-এর approved policy এবং supporting document ছাড়া অনুমান করবেন না।

22. Mobilization Advance পেলেন

Dr 1010 Bank
Cr 2100 Mobilization Advance Received

[VERIFIED] 2100 liability কারণ টাকা এলেও কাজের revenue তখনো earn হয়নি; RA Bill-এর recovery line দিয়ে advance কমবে।

Control

[STATED] Final RA Bill-এর পরে ওই tender-এর Mobilization Advance balance শূন্য হওয়া উচিত। অশূন্য থাকলে contract deduction schedule এবং ledger review করুন।

23. Site material, labor, subcontractor

[VERIFIED] এগুলো site P&L activity। তাই সঠিক Project select করাই মূল কাজ।

24. RA Bill: net amount এক line-এ নয়

RA Bill-এর net payment দেখলেই সব বোঝা যায় না। Gross work, Retention এবং Mobilization recovery আলাদা না রাখলে report-এ সত্যিটা হারিয়ে যায়।

Sales Invoice header

Example structure

ধরা যাক certified work BDT 15,00,000। Retention BDT 1,50,000। Mobilization recovery BDT 3,00,000।

Gross work                 15,00,000
Less: Retention            (1,50,000)
Less: Advance recovery     (3,00,000)
------------------------------------
Net payable by PE          10,50,000

[STATED] Sales Invoice-Line Ref. = NO. এই policy বদলাতে হলে SOP update ও local UI validation লাগবে।

PE টাকা পাঠালে

Receipt খুলুন এবং invoice select করে settle করুন।

[VERIFIED] Invoice settlement Receipt-এ Project বা Ref. দ্বিতীয়বার দেবেন না; original invoice context বজায় থাকে।

25. Retention release

DLP/release condition পূরণ হলে PE retention দেয়।

Dr 1010 Bank
Cr 1150 Retention Receivable

[VERIFIED] এটি নতুন Revenue না। পুরনো receivable cash-এ বদলে গেল।

26. Time Loan

Monthly interest / bank statement adjustment

Dr 5700 Interest on Time Loan
Cr 1010 Bank

[VERIFIED] Time Loan interest সবসময় untagged।

Principal drawdown / repayment

[STATED] Bank statement-এ principal movement পরিষ্কার দেখা গেলে Time Loan Cash Movement item এবং approved method দিয়ে 2300 Time Loan record করা যায়। একটি নির্দিষ্ট tender-এর সঙ্গে সম্পর্ক documented হলে Ref. ব্যবহার করুন; না হলে unsupported split করবেন না।

Reconciliation

[STATED] Management বা audit request এলে bank statement-এর closing loan balance এবং Manager.io 2300 balance compare করুন। Difference থাকলে approved two-sided adjustment দিন এবং bank statement reference রাখুন।

27. Bank transfer, bank charge, office overhead

Bank-to-bank transfer

[VERIFIED] Native Inter Account Transfer form ব্যবহার করুন। Journal Entry বা separate Payment/Receipt দিয়ে bank transfer বানাবেন না।

General bank charge

Office-wide expense

[STATED] Office rent, admin salary, trade licence, utility বা company-wide overhead tender-specific না হলে Project/Ref. দেবেন না।

PART 6 — মাস শেষের 20 মিনিট

28. Month-end checklist

[ ] 1. 5000–5030: কোনো site P&L line-এ Project blank আছে?
[ ] 2. 1130/1140/1150/2050/2100/2300: tender-specific standalone line-এ Ref. blank আছে?
[ ] 3. 1150 Retention: পুরনো balance-এর follow-up list আছে?
[ ] 4. 2100 Advance: deduction schedule-এর সাথে balance মেলে?
[ ] 5. 5700 Time Loan Monthly Adjustment: bank statement অনুযায়ী post হয়েছে?
[ ] 6. BG Register: expiry/release date review হয়েছে?
[ ] 7. Project completed + retention settled? Project Inactive হয়েছে?
[ ] 8. 5টি active Project sample check: Customer Code = Project PE CODE?
[ ] 9. New material/labor/equipment item দরকার হয়েছিল? Duplicate check ছাড়া কোনো item create হয়েছে কি?

ভুল পেলে কী করবেন

[STATED] Source document ছাড়া guess করে Project, Ref., Contract Value, Retention Rate বা item/account mapping edit করবেন না।

PART 7 — BG Register

29. BG Register কেন আলাদা?

[VERIFIED] BG face value ledger-এ ওঠে না, কিন্তু expiry মিস হলে operational risk তৈরি হয়। তাই BG Register আলাদা রাখুন।

Redacted BG Register template

Review rule

[STATED] Month-end-এ register খুলুন। Expiry, extension, release এবং original BG document location confirm করুন। Contract-required renewal timing source document দেখে follow করবেন।

PART 8 — Advanced cases

এই অংশ প্রতিদিনের entry-এর জন্য নয়। যখন ঘটনাটি সত্যি ঘটে, তখন source paper নিয়ে supervisor/authorized accountant-এর সঙ্গে entry দিন।

30. Disputed claim

[STATED] PE যদি submitted amount-এর চেয়ে কম certify করে এবং আপনি difference formally contest করেন, disputed part আলাদা tracking দরকার হতে পারে।

• Account concept: 1160 Disputed Claims Receivable
• Tender identity: Ref.
• Supporting evidence: certified bill, claim letter, PE correspondence

[STATED] Claim approved, partly approved, বা rejected হওয়ার আগে amount বা treatment অনুমান করবেন না।

31. BG forfeiture

[STATED] PE BG/cash margin encash করলে entry দেওয়ার আগে encashment notice, bank debit advice এবং contract basis দেখুন।

• Margin release নয়—margin loss/settlement হতে পারে
• Project-related loss account প্রযোজ্য হতে পারে
• Margin account clear করার সময় Ref. লাগবে
• Bank যদি liability তৈরি করে, approved liability account ব্যবহার হবে

[STATED] এটি exceptional entry; operator নিজে policy choose করবেন না।

32. Equipment allocation

[STATED] একই equipment অনেক Project-এ ব্যবহার হলে approved usage log/rate অনুযায়ী month-end allocation করা যায়।

• Debit: 5030 Equipment Allocation with Project
• Credit/offset: approved internal allocation method

[STATED] Usage log, rate approval, এবং period ছাড়া allocation দেবেন না। Equipment Rental বা Diesel - Equipment item only real rental/fuel cost-এর জন্য; internal allocation-এর substitute নয়।

33. Subcontractor advance and retention

[VERIFIED] Supplier/subcontractor cost কোন Project-এর, তা P&L line-এর Project দিয়ে বোঝা যাবে।

PART 9 — 15-second desk card

NOA এসেছে?
→ Customer আছে কি দেখুন
→ না থাকলে Customer create করুন
→ Project create করুন
→ Customer Code = Project PE CODE, exact match

Site material / labor / equipment / subcontractor cost?
→ Correct non-inventory item select করুন
→ Project দিন
→ Ref. দেবেন না

Tender-specific standalone margin / retention / advance / loan movement?
→ Correct security/retention/advance item select করুন
→ Ref. = PE-TenderID

Sales Invoice?
→ Correct RA Bill item select করুন
→ Project yes; Ref. line no

Time Loan Monthly Adjustment?
→ Correct item select করুন
→ no Project, no Ref.

Tender এখনো awarded হয়নি?
→ no Project; Tender Doc item + Ref. = PE code only

Common mistakes

NotebookLM / Slidedeck instruction

এই file NotebookLM-এ upload করার পরে prompt দিন:

Create a brand-neutral training slide deck for Bangladesh e-GP contractors using Manager.io. Write in natural conversational Bangla with only essential English software labels. Do not translate every English word. Begin with PE office, Tender ID, NOA, RA Bill, Retention, Mobilization Advance and BG. Make the central slide: “NOA day = Customer (if missing) + Project at the same time; Customer Code must exactly match Project PE CODE.” Explain Project vs Ref. only after the e-GP story. Keep Sales Invoice-Line Ref. as NO. Include a practical non-inventory item section: Tender Doc - Submission Fee, TS Margin Cash Block, PS Margin Cash Block, Mobilization Advance Received, Retention Withheld, Retention Release, Time Loan Monthly Adjustment, Cement, Mason Labor, Equipment Rental, and Bank Charge - General. Show the correct account, unit, Project/Ref rule for each example. Use fictional examples only. Never include API keys, passwords, internal URLs, actual account numbers, live project values, UUIDs, or confidential data.

FINAL DECISIONS LOG

GAPS

• [VERIFIED] AIT/VDS tax workflow is excluded until related accounts and approved tax engine are provisioned.
• [STATED] The source item export contains a repeated Brick Chipping Cost row and a repeated Sand Carrying Cost row; this SOP lists each operational item once and does not decide whether the live duplicates need deactivation.
• [STATED] The item export labels TS Margin BG Partial Block unit as UnitName; confirm this exact unit in live Manager.io before operator use. Do not silently change the catalog field.
• [STATED] Verify any material/labor/equipment item is not a duplicate before creating or modifying it in the live item list.
• [STATED] Add redacted local UI screenshots only after the text workflow is accepted; screenshots must not expose internal URLs, credentials, bank details, tender values or API data. [IP RISK]
• [STATED] Before wide rollout, run one operator acceptance test: NOA → Customer + Project → material purchase → RA Bill → Mobilization Advance → Retention Release.

NEXT MOVE

1. Treat this v2.2 FINAL — 14-AUG-26 Item-Aware file as the updated operator SOP source.
2. Keep Non-inventory Items_14-AUG-26.md beside it as the item catalog reference; do not replace it with a theme file.
3. Run the operator acceptance test using the listed item names and units.
4. Before any live item creation/update, verify duplicates in Manager.io and obtain explicit confirmation for the write action.